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ORGANIZATION MEETING AND CONGRESS REUNION

 

Il fulcro della nostra azienda sono le persone. Chi lavora e collabora con noi porta un bagaglio di conoscenza ed esperienze unici trovando così soluzioni pratiche ed innovative ad ogni tipo di richiesta: sia per quanto riguarda l'ambito informatico (avvalendosi di software gestionali studiati appositamente) sia per quanto riguarda l'ambito linguistico internazionale. Il cliente è seguito con attenzione e professionalità, sin dal primo momento, attraverso lo studio e l'elaborazione del progetto fino alla sua realizzazione. L'obiettivo è quello di costruire una comunicazione mirata e ben gestita con il cliente, focalizzando così aspettative e richieste legate all'evento.

SEGRETERIA ORGANIZZATIVA

Format Company offre al cliente, sia in Italia che all'estero, una gestione completa di tutte le sue esigenze: dalla progettazione dell'evento, alla sua promozione, alla Segreteria Organizzativa, alla grafica e siti internet, alla produzione ed importazione diretta di articoli congressuali e per Aziende Farmaceutiche, al controllo accessi, alla offerta di un proprio supporto tecnico all'avanguardia. Format Company e Formazione è specializzata nell'organizzazione di eventi e di meeting e congressi nel settore medico scientifico e in altri settori ad alto profilo culturale. L'esperienza maturata nel corso degli anni, abbinata alla alta professionalità e disponibilità di tutti i componenti dell'organizzazione, ha portato ad essere molto apprezzati su tutto il territorio nazionale. Opera in tutta Italia, con personale altamente qualificato a stretto contatto con il comitato scientifico, al quale offre servizi all'avanguardia a costi concorrenziali. Format Company progetta e realizza:

• Congressi

• Convegni

• Meeting

• Convention aziendali

• Corsi di formazione

• Inaugurazioni

• Gala dinners

• Mostre

• Manifestazioni in genere

 

Nel dettaglio vengono forniti questi servizi

• Piano di fattibilità e progetto preliminare Il piano di fattibilità per l'organizzazione di un evento viene studiato secondo il target e la tipologia dell'evento stesso. Viene fornita una consulenza per l'individuazione dei servizi organizzativi e la realizzazione di tutte le singole attività.

• Stesura del budget preventivo e bilancio finale Viene redatto un preventivo analitico delle entrate / uscite del congresso, suddiviso per singola voce e riportante i prezzi unitari e le quantità previste. Il preventivo viene aggiornamento periodicamente sulla base della evoluzione finanziaria della previsione delle entrate di input da parte del Comitato Organizzatore o di variazioni contingenti.

• Segreteria organizzativa pre-congressuale e congressuale Viene approntata una segreteria organizzativa dedicata all'evento e di tutti i servizi per l'organizzazione. Questa segue attività di mailing, contatti e relazioni con i fornitori dei servizi, i partecipanti, gli organizzatori.

• Segreteria amministrativa La sezione amministrativa gestisce gli aspetti economici dell'evento e del budgeting. Coordinamento delle pratiche amministrative consiste nella formulazione di preventivi, ordini, fatturazioni e consuntivi.

• Individuazione della location La ricerca della location e della sede congressuale secondo il target e la tipologia dell'evento viene affrontata con serietà e minuzia. Si scelgono centri congressi, hotel, università, palazzi e dimore storiche esclusive e idonee in base all'immagine dell'evento, al numero previsto dei partecipanti ed al budget del congresso.

• Logistica L'organizzazione della logistica e di tutti i trasferimenti per eventi e congressi è seguita con cura da fornitori esperti e collaborazioni collaudate. • Ospitalità alberghiera Viene offerta consulenza per la scelta degli hotel. Prenotazioni e booking sono gestite personalmente da apposite sezioni all'interno della struttura. Vengono prenotate un numero adeguato di camere suddiviso fra le varie categorie alberghiere. La gestione degli allotment e dei depositi avviene attraverso un sistema computerizzato in automatico, stampa ed invia ai partecipanti la lettera di conferma della prenotazione effettuata (voucher) con riportante tutte le informazioni necessarie. La gestione dei rapporti con gli alberghi avviene durante tutto il periodo dell'organizzazione.

• Catering & Banqueting Viene offerta consulenza per la scelta del catering e della ristorazione secondo il target e la tipologia dell'evento. Il coordinamento del servizio è seguito a 360 gradi: dalla richiesta dei menù, alle mise en place e agli allestimenti.

• Allestimenti e set up tecnici La scelta degli allestimenti per eventi, congressi e serate di gala è seguita con cura da personale esperto. Il progetto è coordinato dal rendering alla realizzazione, con attenzione all'organizzazione dei servizi tecnologici, informatici e di telecomunicazione.

• Decorazioni floreali Vengono fornite decorazioni floreali per eventi e convegni tramite una rete di fornitori di piante e fiori specialisti del settore e coordinamento del servizio a 360 gradi. • Hostess & assistenti Vengono impiegati professionisti plurilingue per diversi servizi: hostess congressuali per l'assistenza e l'accoglienza a eventi e convegni, hostess "trasferiste" per i pick up e i trasferimenti, accompagnatori turistici per tour e itinerari, hostess e steward per eventi di gala, storiche dell'arte per visite culturali e visite esclusive a mostre o siti storici.

• Traduttori e interpreti Vengono fornite traduzioni scritte nelle più importanti lingue europee e extraeuropee, revisioni linguistiche, interpreti simultanei, interpreti consecutivi, chuchotage, interpreti di trattativa.

• Itinerari & tours La programmazione degli itinerari turistici, studio di tour personalizzati, commisurati agli interessi culturali e artistici degli ospiti viene pensata e realizzata ad hoc per ogni tipo di evento.

• Progetto grafico, definizione del logo Studio del progetto grafico viene affrontato ed eseguito secondo il concept dell'evento. La realizzazione degli elaborati stampati e della personalizzazione degli applicativi e dei gadgets viene seguita passo dopo passo.

• Realizzazione e diffusione dei programmi Imbustamento e affrancamento della corrispondenza se la divulgazione dei programmi avviene tramite posta e gestione delle mailing list per la divulgazione elettronica via e-mail.

• Gestione delle iscrizioni Si opera con la raccolta delle schede di iscrizione pervenute ed l'archiviazione dei dati con sistema computerizzato. Si segue la corrispondenza con gli iscritti al congresso via posta ordinaria o e-mail con invio di informazioni conferma delle iscrizioni, etc. Si inviano al Comitato Organizzatore, settimanalmente o su richiesta, di tabulati riportanti il numero totale degli iscritti ed ordinati secondo i seguenti criteri: tipologia, area di appartenenza ed altri parametri. Le iscrizioni in congresso sono gestite con computerizzazione dei dati ed emissione delle fatture in tempo reale.

 • Mailing Viene elaborata la mailing list generale dei potenziali interessati al congresso tramite sistema computerizzato con acquisizione di liste su dischetto da Istituzioni o Società, con particolare attenzione all'individuazione ed all'eliminazione automatica dei doppioni.

• Servizi fotografici Servizi fotografici professionali taylor made organizzati in base alle esigenze, così come i ritratti istituzionali o informali, personali e di gruppo, still life di prodotti e documentazione on site della location.

• Gadgets & regali Viene seguito lo studio dei gadgets personalizzati con il coordinamento del servizio dalla ricerca delle aziende fornitrici, richiesta e verifica delle offerte, alla scelta e acquisto dei regali.

• Web Si creano siti internet dell'evento su misura con servizi web personalizzati.

• Ufficio Stampa Si tengono contatti con gli uffici stampa al fine di creare visibilità e risonanza agli eventi e ai loro contenuti.

• Marketing Viene affrontata la ricerca, l'individuazione e il contatto di tutti i potenziali clienti ditte, istituzioni o enti. La gestione dei contatti e la definizione di un accordo viene seguita con l'individuazione precisa della tipologia dell'intervento (stand espositivo, contributi, ospitalità, pagamento altri costi vivi, etc...) e di tutti gli adempimenti burocratici finalizzati ad ottenere un contributo.

• Contatti relatori, organizzazione dei viaggi e loro assistenza ad hoc in loco Si seguono i contatti e corrispondenza con i relatori e gli ospiti precedentemente indicati dal Comitato Scientifico. Si affrontano elaborazione ad hoc di programmi di viaggio personalizzati, emissione ed invio di biglietteria aerea o ferroviaria, conferme di ospitalità alberghiera.

• Mostra commerciale Si individuano aziende italiane e straniere potenzialmente interessate ad investire e sponsorizzare l'evento, con la realizzazione di una piantina dettagliata della mostra ed l'elaborazione di un regolamento interno. Si inviano al Comitato Organizzatore tabulati riepilogativi sugli spazi venduti e sulle quote incassate.

• Gestione computerizzata accessi (entrate/uscite) Le entrate e le uscite dei partecipanti vengono rilevate elettronicamente tramite lettura a codice a barre.

• Abstract e Segreteria Scientifica Si segue la raccolta dei contributi scientifici, pervenuti via posta ordinaria o e-mail, invio del materiale ai revisori indicati precedentemente dal Comitato Scientifico, ed invio della conferma di ricezione. Si elaborano liste in ordine alfabetico o suddivise per argomento, per tipo, per giorno di presentazione, che saranno inviate al Comitato scientifico. Si tengono le corrispondenze con gli autori per informazioni sull'accettazione dell'abstract, modalità di presentazione e tempi a disposizione.

• Gestione pratica per i congressi - Disbrigo pratiche burocratiche - Predisposizione delle schede di valutazione e dei questionari di verifica - Rielaborazione dei dati dei partecipanti - Predisposizione degli attestati di partecipazione - Rilevazione delle presenze con badge elettronici

• Raccolta e realizzazione degli abstract e degli atti Pubblicazione online o invio, via posta ordinaria o E-mail, di libri abstract ed atti congressuali. Si realizzano cd-rom con gli atti del congresso. Format Company fornisce tutto il supporto tecnico necessario alla realizzazione del congresso. Grazie alla nostra attrezzatura, continuamente aggiornata, e all'esperienza del nostro personale, possiamo offrire un supporto tecnico all'avanguardia unico in Italia.

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